HACKATON : LES ACTEURS EUROPEENS DU SPECTACLE VIVANT SE MOBILISENT POUR LA REPRISE DES EVENEMENTS.

Présentation du projet :

« Depuis 2018, le projet européen de coopération SAFE, coordonné par le PRODISS avec 8 autres partenaires européens, a pour but d’améliorer la sécurité, au sens large, des événements accueillant du public. Dans le cadre de ce projet, un hackathon est organisé les 21, 22 et 29 janvier 2021 afin de trouver des solutions innovantes pour améliorer la gestion du COVID-19 dans les événements «live».

Ce hackathon, organisé en visioconférence, rassemblera des experts reconnus du secteur du spectacle vivant et de la gestion de la sécurité ainsi que de nombreux contributeurs ayant une expertise complémentaire : technologie, gestion des données, ville intelligente, sociologie… 

Parmi les experts attendus :

– Daniel Fletcher, directeur de l’innovation de Primavera Sound, qui a notamment participé activement au tout premier concert-test européen, réalisé à Barcelone en décembre 2021.

– Paul Williams, responsable de la sécurité pour AEG Europe à l’O2 de Londres, le lieu de musique et de divertissement le plus populaire au monde.

– Pascal Viot, responsable du département Santé, sûreté et sécurité du Paléo Festival de Nyon (Suisse). Il est également directeur de l’Institut suisse pour la sécurité urbaine et événementielle (iSSUE).

– Morten Therkildsen, responsable de la sécurité, de la santé et de la sûreté du Roskilde Festival (Danemark). 

Les participants partageront leurs bonnes pratiques respectives, à l’échelle européenne, et élaborerons ensemble, via un processus collaboratif, des concepts et des prototypes applicables pour répondre aux contraintes sans précédent auxquelles est confronté le secteur du spectacle vivant. Les participants seront divisés en quatre groupes, traitant chacun d’une problématique spécifique :

– Groupe 1 : le traçage des données, pour garantir la conformité du traitement des données des participants et son acceptation. 

– Groupe 2 : le parcours du public, pour imaginer et concevoir la mise en œuvre des mesures de protection COVID dans le parcours du participant tout en limitant les points de friction.

– Groupe 3 : la gestion des flux et des distances, pour réfléchir aux bons outils pour faciliter la gestion de la foule et répondre aux exigences en termes de distanciation physique. 

– Groupe 4 : l’acceptation sociale, pour aborder l’acceptabilité sociale des mesures de protection contre le Covid-19 et tenter de trouver un équilibre entre contrôle et liberté.

3 sessions de 3 heures chacune sont prévues :

– Jeudi 21 janvier : identification des points de friction et conception de solutions 

– Vendredi 22 janvier : définition d’une feuille de route pour la mise en œuvre des solutions 

– Vendredi 29 janvier : présentation des résultats par chaque groupe ».

Compte rendu du 22 janvier 2021

La restitution de la session du 22 janvier à laquelle j’ai eu le plaisir d’assister avait donc pour principal objectif la définition d’une feuille de route pour la mise en œuvre des solutions. Bien entendu, s’agissant de groupes de travail qui ont réunis une quarantaine de participants, les solutions envisagées l’ont été afin de permettre un redémarrage rapide du secteur du spectacle vivant en Europe dans un contexte de crise sanitaire. Ces solutions ne constituent en aucun cas des décisions, mais représentent à ce stade des pistes de réflexion qu’il conviendra ensuite de soumettre à l’approbation des autorités locales de chaque pays.

– Groupe 1 : le traçage des données, pour garantir la conformité du traitement des données des participants et son acceptation.

Parmi les pistes en cours d’exploration, le groupe de travail a d’ores et déjà identifié un prérequis indispensable : être capable de communiquer individuellement avec tous les participants à un évènement live, avant et après la tenue de l’évènement. Ce qui signifie que pour pouvoir identifier chaque participant à évènement live, un certain nombre de données personnelles devraient pouvoir être collectées en amont afin de garantir l’accès de chacun dans des conditions de sécurité optimales. Ces informations personnelles seraient donc à « connecter » au ticket (ou bracelet pour les festivals) qui donnerait accès à l’évènement.

Le processus de collecte et de traitement des données personnelles devrait alors être complètement transparent et accepté par tous les clients, et pourrait aller jusqu’à contenir le résultat de test COVID, ainsi que le statut vaccinal des clients.  

S’est également posée la question de la réduction des files d’attente (afin de limiter les risques de transmission du virus) devant les portes d’entrées d’un évènement, ce qui nécessiterait d’augmenter le nombre de points d’entrée lorsque cela est possible (grandes salles de spectacle et festivals par exemple). Des ressources humaines supplémentaires nécessiteraient d’être affectées aux contrôles de ces multiples points d’entrée. Un renforcement de la digitalisation des contrôles d’accès permettrait également de limiter l’attente.

Des tests rapides à l’entrée pourraient également compléter ce dispositif, voire des tests sur site pour les festivals s’étalant sur plusieurs jours.

La sortie des évènements de taille significative devra également être régulée et organisée.

Le contact devrait également être garantis avec les clients quelques jours après la fin de l’événement, afin de 1) vérifier toute information relative à la suspicion de contamination et 2) informer les clients de toute diffusion potentielle du virus.

– Groupe 2 : le parcours du public, pour imaginer et concevoir la mise en œuvre des mesures de protection COVID dans le parcours du participant tout en limitant les points de friction.

Ce groupe de travail s’est concentré sur les évènements de « longue » durée (c’est-à-dire supérieure à 1 jour) de type festivals. A ce stade, de nombreuses questions ont été soulevées et demeurent à ce stade sans réponses : comment éviter le recours au port du masque dans ce type d’évènement qui ; on le sait très bien, s’avèrerait difficile (pour ne pas dire impossible dans le cas des festivals de grande ampleur à connotation ‘Metal’ par exemple) ? comment limiter les coûts de potentiels test COVID à réaliser sur site pour les organisateurs ? comment gérer les festivaliers qui demeureraient en attente du résultat de leur test ? comment garantir une fluidité d’entrée et intuitive sur site ? comment collaborer avec les autorités locales afin d’obtenir des centres de test à proximité des festivals ? et comment gérer l’acheminement des festivaliers depuis le festival vers ces centres de test (et inversement). 

Toutes ces questions seront adressées en début de semaine prochaine par les participants du groupe de travail afin de revenir vendredi 29 janvier avec des alternatives à proposer.

– Groupe 3 : la gestion des flux et des distances, pour réfléchir aux bons outils pour faciliter la gestion de la foule et répondre aux exigences en termes de distanciation physique.

Les discussions de cet atelier se sont articulées autour du périmètre de responsabilité des évènements, à savoir où commencerait et où s’arrêterait la responsabilité des organisateurs de festivals par exemple, en attachant une attention toute particulière « au dernier kilomètre » avant l’arrivée. La communication serait un point clé et majeur permettant la bonne compréhension des instructions envers les participants aux évènements de masse. Le recours à des Services Publics (transports par exemple) ou à des sociétés spécialisées en matière de sécurité en gestion d’évènement « grand public » pourraient permettre un encadrement du flux de festivaliers se dirigeant vers l’entrée d’un festival, tandis que des équipes « internes » au festival prendraient le relais dans l’enceinte du festival afin de garantir un minimum de distanciation physique (staff, bénévoles, équipes de Santé et Soins). Le groupe de travail doit encore étudier les différentes solutions et outils de gestion de foule (« charte » du festivalier ?), comme les protocoles, les logiciels, les méthodes et techniques permettant de garantir la tenue d’évènement de masse dans de bonnes conditions de sécurité.

– Groupe 4 : l’acceptation sociale, pour aborder l’acceptabilité sociale des mesures de protection contre le Covid-19 et tenter de trouver un équilibre entre contrôle et liberté.

Bien connaitre les attentes des clients est plus que jamais crucial en la matière. Des sondages et des questionnaires fréquents et réguliers, permettant de connaître l’évolutions des attentes pourraient être une solution envisagée. S’agissant de réduire les risques (et non pas de les éliminer), il conviendrait de savoir précisément ce que chaque client serait prêt à accepter. Il s’agirait également d’obtenir une cohésion de groupe sur les mesures acceptées, et communiquer efficacement à cet effet via le recours à des « ambassadeurs » par exemple. Obtenir l’adhésion du plus grand nombre en faisant participer les clients et en tenant compte des propositions, plutôt qu’en favorisant la critique qui n’est pas toujours constructive. Il serait également important de bien communiquer et le plus largement possible sur les expérimentations à venir en matière de déroulement d’évènements « live » et donner un large feedback en la matière.

La principale difficulté de cet atelier réside dans la multiplicité des cultures propres à chaque pays : ce qui pourrait sembler acceptable par les clients d’un pays pourrait ne pas l’être pour un pays voisin, et inversement.

Prochain rendez-vous : vendredi 29 janvier avec la définition des solutions qui pourraient potentiellement être mises en œuvre par les promoteurs de festivals directement ! Stay tuned 😊

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